الدكتـور/ سعدون بن حسين الحمداني

دبلوماسي سابق – عضو جمعية الصحفيين العمانية

فن الدبلوماسية .. إتيكيت المخاطبات والسلوكيات في العمل..

مفاهيم الإتيكيت ليس فيها نهاية فجميع تصرفاتنا ا في الحياة تخضع لفن السلوك المهذب وهو في تطور مستمر، ألا وهو إتيكيت الحياة العملية وأسس التعامل اليومي الحكومي ومنها؛ المخاطبات والاتصال والتواصل الاجتماعي وتتجلى هذه الأسس في مجال العمل يطلق عليه إتيكيت المخاطبات والمراسلات العمل وفيه عدة مجالات منها: كيفية كتابة المراسلات/ إجابة الخطابات بمختلف أنواعها بوقتها/ كتابة التقارير بدقة مدعوم بالشواهد والأدلة إن وجدت/ توخي الحذر بالمراسلات الورقية والإلكترونية/ اعتماد المكالمات الهاتفية الرسمية (للضرورة القصوى)/ اسلوب وصيغة ومخاطبة الألقاب والمناصب/ حضور الاجتماعات الرسمية وكيفية تدوين محاضر الاجتماع/ كتابة مخلص  إنجاز العمل اليومي والأسبوعي/ الدقة في أرشفة العمل إلكترونياً/ حصاد ومتابعة النتائج الإيجابية خلال الأسبوع/ تقبل النقد والنقد الذاتي بواسطة المخاطبات الرسمية/ أرشفة البريد الإلكتروني/ مراجعة الأخطاء اللغوية/ نوعية ودرجة المخاطبة/ تقديم الاعتذار عن الخلل أو الإساءة/ الابتعاد عن كتابة المخاطبات بأسلوب روائي وطويل ومملل.

يتفاخر الدبلوماسيون من مختلف المدارس الدبلوماسية الأجنبية حول فن الدبلوماسية وصياغة الأسس والسمات الحديثة لإتيكيت المخاطبات والمراسلات والعمل الحكومي اليومي في جميع ومختلف الدوائر الحكومية أو القطاع المختلط،  لغرض الحصول على أعلى النتائج المُرْضية لتجني ثمارها من خلال الوصول إلى مرتكزات إتيكيت العمل المثابر اليومي من خلال المخاطبات (القصيرة وذات المعنى الواضح) لجميع الموظفين وعلى مختلف المستويات الوسطى والعليا ايضاً، وكيف يتبارون في وضع الخطوات اللغوية واستخدام علامات التنقيط التي تبدي أعلى مراحل المثالية بالمخاطبات والوصول الى صيغة متميزة بهذا الإتيكيت والذي له أهمية كبيرة في الوصول الى الأهداف المرسومة من قبل الجهة المسؤولة.

بالإضافة الى إتيكيت المراسلات والمخاطبات علينا أن نرفد هذا الإتيكيت بأسلوب داعم له وهو إتيكيت سلوكيات وتصرفات الموظف سواء في (القطاع الحكومي، المختلط ، الخاص) وأهمها :

* إتقان العمل والتميز فيه والمحافظة على أسراره يعتبر من أهم مفاهيم الدبلوماسية وإتيكيت المخاطبات في العمل.

* حين تستقبل ضيفاً في مكتبك لابد أن تقف وتنهض من مكتبك وتتوجه لاستقباله وتصافحه؛ لأن الضيف سوف يشعر بالترحاب ويترك انطباعاً طيباً وإيجابياً كريماً، وتبعد الأوراق الرسمية والمراسلات عن أعين الضيف حفاظاً على سرية العمل.

* احترام خصوصيات الآخرين وعدم الإطلاع على المخاطبات الرسمية التي لا تخصهم.

* إختيار الملابس الصباحية هي من أهم سمات العمل الصباحي ومدى حبك لعملك ويظهر احترافك للعمل، وهذا يعزز صورتك عند مديرك المباشر.

* كلمات الشكر والثناء مطلوبة للأشخاص الذين يكتبون مخاطبات ذات صيغة مميزة، لغرض تشجيعهم وتشجيع البقية على ذلك.

* الإخلاص هو من أهم سمات إتيكيت العمل الحكومي اليومي وأخلاقه؛ لأنه أمانة علينا؛ حيث نستلم عليه راتب محسوب على ساعات العمل، وليس على شرب الشاي والكلام هنا وهناك.

* طاعة أوامر الرؤساء والالتزام بها، والمعاملة الحسنة مع الجميع بدون تمييز؛ يعتبر من أهم أخلاقيات العمل التي تؤكد عليه المدارس الدبلوماسية؛ لأن الغرور في المركز والمنصب يعتبر من سلبيات إتيكيت العمل.

* حين يدخل ضيف الى مكتبك؛ من واجبك الترحيب به ودعوته للجلوس على يمينك بعد أن تخرج من طاولتك، وعند خروج الضيف لا تتركه يذهب بمفرده بل عليك بمرافقته الى الخارج.

* عدم نقل مشاكلك الشخصية إلى أروقه العمل، ولا تصب انفعالاتك الشخصية على زملائك ومن حولك، وتحلّى ببعض الإيجابية والصبر؛ لأن ذلك يؤثر على صيغة المخاطبات والأخطاء اللغوية.

* خفض نبرة الصوت وأنت تتكلم مع زملائك؛ لأن الصوت المرتفع يظهرك بمظهر غير لائق.

* الأحاديث الجانبية الشخصية والثرثرة تؤثر سلباً على إنتاجية العمل وبقية الزملاء.

* احترام السلم الوظيفي، وعدم تجاوزه، واحترام ترتيب الهرم الوظيفي مع إظهار التقدير لهم.

* الإشادة بإنجازات الموظفين وتكريمهم وتشجيع البقية للتميز.

* في حالة توجيه انتقاد لمسؤولك تجنب استخدام أي لفظ فيه استهزاء أو إهانة أو تشهير.

* الالتزام بالحضور والانصراف بالمواعيد المقررة، وإذا حدث أي أمر طارئ فعليك أن ترسل اعتذاراً، وتذكر فيه أسباب تأخرك.

* عليك تطوير موهبتك اللغوية، والاطلاع دائماً على ما هو جديد خدمةً لمهنتك وتطويراً لشخصيتك، وتكون لغتك خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية والكلمات العامة الدارجة.

* عدم وضع هاتفك على المنضدة أثناء اجتماعك بشخص ما.

* التزم بالأماكن المخصصة لكل نوع من المراسلات.

* جلب ما هو جديد في أسلوب المخاطبات والمراسلات لغرض التطوير في إتيكيت العمل والارتقاء في الخدمة.

* حافظ على آداب الحوار سواء كنت في اجتماع موسع أو بين شخصين واحترم الرأي الآخر.

* ابتعد عن الثرثرة أثناء العمل والخوض في مناقشات سياسية أو دينية؛ لأنه سوف يؤثر سلباً على علاقاتك الشخصية مع زملاء العمل واحتمال كبير أن تفقدهم.

* الحضور دائماً بملابس بسيطة وجميلة وأنيقة وصباحية، وعدم لبس الذهب والتباهي به، لأنه قد يكون زميلك يمر بضائقة مالية أو من عائلة متعففة.

* احترام التعليمات الداخلية مثل مواعيد الاستراحة ووقت الشاي.

* عليك دائماً الإبداع والتميز والتطوير، وإنجازات مستمرة من فترة الى أخرى.

المصادر :

– الإتيكيت فن الذوق واللباقة / د. عايدة العيدان.

– علم الإتيكيت الاجتماعي والدبلوماسي / د. منى فريد.