مراسم إدارة الاجتماعات الرسمية الافتراضية

أ. عصام بن محمود الرئيسي
مدرب ومؤلف سلسلة كتاب مختارات من البروتوكول والإتيكيت

 
تلعب التكنولوجيا في حياتنا دورا كبيرا في تحسين وتشكيل وتأثير أعمالنا فقد أصبحت جزءا لا يتجزأ من حياتنا اليومية من خلال توفير الوسائل السهلة للوصول إلى المعلومات والخدمات، وتمكنت التقنية من تخفيف العبء عن الناس وتحسين كفاءتهم من خلال الوصول السريع إلى المعلومات وكذلك في وسائل الاتصال والتواصل مع الآخرين في الداخل والخارج وبسهولة وفاعلية وقد قربت لنا ما هو بعيد من العالم بلمسة زر سواء كان ذلك لأغراض شخصية أو عملية.

لقد تطور تنفيذ وتطبيق قواعد البروتوكول الدولي والمراسم بمرور الوقت لتواكب التطور التقني والتغيرات في المجتمعات والعلاقات الدولية، باعتبار أن المراسم من أهم الأدوات في العلاقات الدولية والدبلوماسية الحديثة، فهي تساهم في تحديد القواعد والسلوكيات الرسمية التي يجب اتباعها خلال الفعاليات الرسمية والمناسبات الخاصة لهذا فقد ظهر ما يسمى بإدارة الاجتماعات والندوات الرسمية الافتراضية من خلال تطور التقنية والاستفادة منها قدر الإمكان من خلال تطبيقات مختلفة يتم اختيارها وفقا لخصوصية كل مناسبة.

 لقد شهدت السنوات الأخيرة، في مجال المراسم والبروتوكول العديد من التطورات التي تعكس التغيرات في السياسة الدولية والتكنولوجيا. ومن خلال هذا المقال سنتعرف معا عن الإجراءات المراسمية التي يجب أن تتبع لإدارة مثل هذه المناسبات الافتراضية، ومن بين هذه التطورات الرقمنة الابتكار التقني واستخدام التكنولوجيا الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي والواقع الافتراضي في تنظيم الفعاليات الرسمية، حيث تمكن هذه التقنيات من توفير تجارب تفاعلية ومتطورة للمنظمين والمشاركين، وتساعد في إدارة الفعاليات بشكل أكثر كفاءة.

ما هو الاجتماع الافتراضي؟
الاجتماع الافتراضي هو عبارة عن تأسيس شبكة اجتماعية لمجموعة من الأفراد الذين يتفاعلون فيما بينهم باستخدام وسيلة تواصل ما، متجاوزين كل الحواجز الجغرافية سعيا وراء مشاركة الأفكار والتحدث والتعاون في بيئة منظمة افتراضية بغية تحقيق أهداف مشتركة، وتتم عبر الإنترنت باستخدام الصوت والفيديو المدمج وأدوات الدردشة ومشاركة التطبيقات.” تمامًا مثل الاجتماع الشخصي. باستثناء أنه بدلاً من التواجد الفعلي فعليًا، يتم استخدام الجهاز بدلاً من ذلك.

لقد قامت العديد من الأكاديميات بتقديم برامج تدريبية جديدة تركز على البروتوكول الافتراضي. تهدف هذه البرامج إلى إعداد عناصر للتعامل مع التحديات التي تفرضها الاجتماعات والفعاليات الافتراضية التي يتم تنظيمها سواء على المستوى المحلي أو العالمي وحددت لها مراسم خاصة ومتطلبات لوجستية وامنية تتماشى مع متطلبات التقنية.

ومن الجوانب الهامة التي يجب الاهتمام بها في مجال إدارة مراسم الاجتماعات الافتراضية ما يلي:
·      اختر البرنامج المناسب
·      فكر جيدا في مكان تواجد المشاركين
·      حدد من يحتاج إلى الحضور (المشاركين)
·      ضع جدول أعمال حتى تتمكن من عقد اجتماع افتراضي ناجح وفي الوقت المناسب.
·      إن تضمين مخطط موجز سيمنع الالتباس ويساعد المشاركين على الشعور بالاستعداد.
·      إدخال جميع المعلومات الضرورية في الدعوة الأولية مثل الوقت والتاريخ والمعلومات المهمة ونوع التطبيق المستخدم في الاجتماع.
·      استخدم إشعارات الرسائل القصيرة لإطلاق تفاصيل الاجتماع مباشرة إلى أجهزة المشاركين.
·      قم بإجراء فحص ما قبل الاجتماع للتأكد من تحديث التكنولوجيا الخاصة بك وعملها مثل الميكروفون ومكبرات الصوت والكاميرا جاهزة للاستخدام.
·      إنشاء جدول زمني وإرسال الدعوات بوقت مبكر والتذكير مع روابط الدخول.
·      توفير دعم تقني وفني وإرشادات استخدام المنصة.
·      كلمة ترحيبية.
·      اختبار المنصات الافتراضية، توزيع خلفيات رسمية.
·      تخصيص وقت محدد لكل متحدث وتوفير خدمة الترجمة الفورية.
·      تنظيم جلسات نقاش مصغرة باستخدام ميزة “رفع اليد” الافتراضية.
·      تأمين الجلسات بكلمات مرور واستخدام اتصالات مشفرة.
·      ترتيب المتحدثين وفقاً للبروتوكولات الدبلوماسية.
بعض من منصات الاجتماعات الافتراضية:
–                              Zoom: يقدم ميزات مثل غرف الاجتماعات الافتراضية، الترجمة الفورية، وتسجيل الجلسات ويتيح لك تطبيق Zoom استضافة اجتماعات لما يصل إلى ١٠٠ شخص لمدة تصل إلى ٤٠ دقيقة ومشاركة الشاشة وتسجيل الاجتماعات. ولا يوجد حدّ زمني للاجتماعات الفردية، ويكون التواصل سهلًا مثل مراسلة أي شخص. إليك كل ما تحتاج إلى معرفته من أجل البدء في استخدام التطبيق في التحدث.
–                              Microsoft Teams: يوفر تكاملًا مع أدوات مايكروسوفت الأخرى، ودعم التعاون في الوقت الحقيقي، وهو تطبيق تعاوني تم إنشاؤه للعمل المختلط بحيث تبقى أنت وفريقك على اطلاع وتنظيم واتصال في مكان واحد.
–                              Google Meet: يوفر تكاملاً سلسًا مع خدمات جوجل الأخرى، وميزات مثل الترجمة التلقائية في تطبيق واحد وهو تطبيق آمن بحيث يمكن تشفير المحتوى الذي يتم في الاجتماع.
وأخيرا ولضمان تنظيم فعاليات ناجحة، تتطلب إدارة المراسم والبروتوكول الافتراضي توفير واستخدام مجموعة متنوعة من الأدوات والبرامج التقنية الآمنة والموثوقة والفاعلة والمعروفة للجميع، لضمان إدارة الفاعلية بكل سلاسة وإتقان وإظهار التواصل والمحتوى بشكل احترافي وناجح.
وعلى الخير نلتقي وبالمحبة نرتقي،،،