عـصـام بن محمـود الرئيـسي

كاتب، ومؤلف سلسلة كتاب مختارات من البروتوكول والإتيكيت

شَـخْصِـيّةُ مُديرِ المَرَاسمِ في المُـؤَسَّـسةِ..

يعتبر قسمُ المراسم أو ما يطلق عليه البعض بالتشريفات من الأقسام المهمة في كل المؤسسات الحكومية والخاصة ، ولا بد أنْ يتمتع هذا القسم بالاهتمام البالغ من قِبَلِ أعلى هرم في المؤسسة ، وعادة ما يكون تحت إدارة الرئيس لأهميته وفقا للهيكل التنظيمي ، ويطلق على مَنْ يتولى هذه الإدارة مدير المراسم ، وتُناط به المحافظة والالتزام بتطبيق مجموعة من الإجراءات وقواعد السلوك المُتَّبَعَةُ في تنظيم المناسبات الرسمية وغير الرسمية ، ولا بد أن يتمتع أيضا بصفات محددة وجدارة ليتولى مثل هذه المسؤولية.

هناك من المؤسسات ما تدمج مهام المراسم والتشريفات في قسم العلاقات العامة بشكل عام ، ويقوم هذا القسم بالإشراف التام والمباشر على أعمال تنسيق وترتيب أعمال التشريفات والبروتوكولات الخاصة بإعداد وإرسال الدعوات الرسمية ، واستقبال كبار الضيوف والزوار ، والمرافقة والترحيب بهم ، وإرشادهم إلى أماكن الاجتماعات واللقاءات ، وترتيب جلوسهم حسب البروتوكولات المعمول بها.

إن المراسم بشكل عام غالبا ما تكون عاداتٍ مستقرةً في العرف العام ، فهي الجهة المسؤولة بالمؤسسة عن تنظيم آلية استقبال كبار الزوار والشخصيات المهمة التي تزور المؤسسة ، من خلال تفعيل المراسم والاستقبال المتعارف عليها ، بما يظهر الوجه المشرّف للمؤسسة والقائمين عليه ، ولذلك من الضروري أن يتوافر في مدير المراسم وكذلك الموظفين العاملين بهذا القسم مجموعة مميزة من المواصفات سوف نتعرف تفصيليا عليها من خلال سطور مقالنا هذا.

لقد برزت أهمية المراسم والإتيكيت في المؤسسات الحكومية والخاصة انطلاقا من أهمية هذا الموضوع كونها أداة حاسمة لإظهار وتأكيد الاحترام وهيبة المؤسسة ، وتشعر المتعاملين بوجود إطار من التقدير والمنهجية تكسبهم الثقة ، وتدعم نجاح الأعمال والمشاريع والتعاملات المشتركة بين المؤسسات المختلفة ، ومع ذلك فهي لا تعد شكلا جامدا ، بل يمكن تطويرها وفقا للقواعد العامة بحسب الزمان والمكان.

شـخصـية مديـر المـراسـم..

تعتبر شخصية مدير المراسم من الشخصيات القيادية التي يجب أنْ تتمتع بمميزات ومهارات تجعله قادرا على أداء مهامه على أكمل وجه.

المـؤهـل التعـلـيـمـي..

يتطلب من يدير هذا القسم أن يحمل مؤهلا جامعيا له علاقة مباشرة بالعلوم الإنسانية والإدارة مثل (بكالوريوس علم الاجتماع والدراسات الثقافية أو العلاقات الدولية والعلاقات العامة وغيرها من ذات التخصص).

الجدارات السـلـوكية..

يتطلب أيضا من مدير المراسم أن يتمتع بجدارات ومهارات سلوكية مهمة تساعده على أداء مهامه على أكمل وجه مثل : (القيادة – إدارة المواقف – اتخاذ القرار – حلّ المشكلات – إدارة الأشخاص – التفكير الاستراتيجي – مواجهة الجمهور – اللباقة وذاكرة نشطة – الصحة الجسمانية – الحس الفني – المظهر العام).

الجدارات الفـنـية..

إنَّ من ضمن الجدارات الفنية لمتطلبات هذا المنصب ما يلي : (تنسيق المراسم – تنظيم الرحلات الجماعية والمؤتمرات – إدارة الحشود – الإلمام بثقافة البروتوكول المحلي والإقليمي والدولي – التعامل مع كبار الشخصيات – القدرة على التواصل الفعال – إجادة عدة لغات أجنبية بالإضافة إلى لغته الأصل – الاحتياجات لخدمات التموين في المناسبات).

المهام الرئيسية لمدير المراسم..

• المشاركة والإشراف في إعداد الخطط والبرامج لأعمال وأنشطة إدارة وتنسيق المراسم بالمؤسسة بما يشمل الترتيب والإعداد والقيام باستقبال كبار الزوار والوفود رفيعة المستوى ومرافقتهم بالتعاون والتنسيق مع كافة الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة.

• إدارة ومتابعة كافة الأنشطة المتعلقة بإدارة المراسم ، والعمل على تنظيمها وضمان حسن سيرها حسب البروتوكولات المتعارف عليها والمعمول بها ، والاطلاع على أحدث التطورات والممارسات العالمية في هذا المجال ، ورفع التوصيات بتبني المناسب منها مع ثقافة البلد وقيمها السائدة.

• التنسيق مع الوحدات التنظيمية الأخرى ذات العلاقة بهدف تنظيم عمليات استقبال الوفود الرسمية ، وتحديد وضمان توافر جميع الموارد والمواد والتقنيات اللازمة لإدارة أنشطة المراسم والتشريفات.

• يجب على مدير المراسم إطلاع رئيس المؤسسة على كل تفاصيل الأنشطة ، ورفع التوصيات بالمصاعب التي يمكن أنْ تواجه تطبيق البروتوكول بطريقة صحيحة.

الجدير بالذكر بأن الزيارات وتنظيمها من المواضيع المهمة التي يجب أنْ يهتم بها مسؤول المراسم ، وخاصة لكبار الشخصيات والوفود المهمة ؛ حيث إنها تعطي انطباعا مهما لزائري المؤسسة ، وتسعى لتحقيق أهداف مشتركة بين طرفي الزيارة ، ومن أهم أنواع الزيارات (الزيارات الرسمية والدبلوماسية ، زيارات العمل ، زيارات المجاملة ، زيارات تعريفية وغيرها من أنواع الزيارات) ، وأيا كان نوع الزيارة والزائرين فعلى المستقبلين لهم إظهار كرم الضيافة والترحاب من ناحية ، والاعتزاز والأصالة بالقيم للدولة المضيفة من ناحية أخرى.

وأخيراً يعد منصب مدير المراسم من المناصب المهمة في المؤسسة ؛ لكونه هو الشخص الذي يتحمل المسؤولية كاملة في مجال المراسم والتشريفات ، ويجب أن يكون مطلعا على كل صغيرة وكبيرة في مجال عمله ولديه القدرة على التواصل مع الآخرين بشكل فاعل ، وينمي علاقاته بالجميع ليرسخ سمعة طيبة لشخصه ، وهذا الأمر يساعده في تنظيم مناسبات المؤسسة بشكل مرن وسلس ، وسيلقى التعاون المثمر من الجهات ذات العلاقة.

وعلى الخير نلتقي ، وبالمحبة نرتقي..