أ. عصام بن محمود الرئيسي

مدرب ومحاضر في البروتوكول والإتيكيت الوظيفي

قواعد كتابة المراسلات الرسمية..

تعتبر كتابة الخطابات والمراسلات والتقارير الإدارية الرسمية بشكل عام، سواء تلك التقليدية منها أو الإلكترونية واحدة من أهم المهارات التي ينبغي أن تتوفر لدى العاملين في المؤسسات العامة والخاصة، فهي من الوسائل الهامة التي تعكس الصورة المهنية ومدى جودتها في المؤسسات، وهي تعكس كذلك مدى متابعة المؤسسة ومسايرتها للتطورات المستمرة في نُظم الإدارة الحديثة، حيث أصبحت أيضا تلك المهارة معيارًا للكفاءة والإتقان للمؤسسات بشكل عام.

تختلف المراسلات الإدارية باختلاف الموضوع والغاية و الجهة المرسل إليها، ولها ضوابط وقواعد عامة يلزم التقيد بها،  وسوف نحاول من خلال هذا المقال المتواضع التعرّف على أهم تلك القواعد الأساسية بشكل عام :

• لا بد من استعمال أوراق خاصة بالمؤسسة ذات ترويسة رسمية مناسبة للخطاب، واذ لم تتوفر تلك النوعية من الأوراق فلا بد من كتابة أسم المنشأة ووسائل الاتصال بها وتكون على الزاوية اليمنى من الورقة باللغة العربية، وفي الجهة اليسرى باللغة الإنجليزية.
• انسجامًا مع المبادئ الإسلامية في التعامل والكتابة فان البدء بـ «بسم الله الرحمن الرحيم» من القواعد المهمة للكتابة لمختلف أشكالها، وأن تتوسط أعلى الورقة الأولى للمراسلة.
• احترام (التسلسل الإداري) من الجوانب الهامة عند أنشاء الرسائل، لذا لا بد من معرفة قواعد التسلسل الإداري ومدى الصلاحيات التي تخولك لإصدار أي رسالة قبل توجيهها داخل المؤسسة أو خارجها.
• توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته الإدارية دون اللجوء إلى ذكر اسمه الشخصي؛ لان الرسالة ذات طابع إداري، بغض النظر عن أسماء الموظفين العاملين بها.
• مراعاة القواعد اللغوية من الأمور الهامة عند صياغة الرسائل واستخدام الألفاظ السهلة التي لا تحتمل التأويل، بحيث تكون الرسالة واضحة المعنى ومباشرة.
• يجب ان يكون الخط واضحا أثناء الكتابة الرسمية، سواء كانت الرسالة بخط اليد أم رسالة مطبوعة الكترونيا وان تُعطى حقها من حجم الخط.
• الدقة والوضوح والاختصار عند كتابة موضوع الرسالة من القواعد المهمة في كتابة الرسائل.

أما فيما يتعلق بالمراسلات الإلكترونية فقواعدها لا تختلف كثيرا عن كتابة الرسائل الرسمية التقليدية، ويمكن إيجاز قواعدها وفق الآتي :

• يُسهم التقيّد بآداب وسلوكيات كتابة الرسائل الإلكترونية (الإيميل) في إيصال صورة مهنية عن الشركة لجميع العملاء.
• كتابة الرسائل بطريقة واضحة ومباشرة أمر مهم، حيث تعطيها أكثر كفاءة وفهم دقيق.
• كتابة الرسائل بطريقة ركيكة وغامضة قد تقود منشئها الى مشاكل عديدة، وخاصة اذا ما تم تفسيرها بطريقة مُغالطة من قبل المرسل اليه.
• عرّف بنفسك دائما للمرسل سواء كان يعرفك ام لا وذلك في نهاية رسالتك.
• مع تطوّر الإنترنت والتكنولوجيا، أصبح الوضوح والإيجاز مهما للمراسلات الإلكترونية، فأختصر رسالتك قدر المستطاع بدون الاخلال بما تحتويه.
• تجنّب الرسائل الغاضبة والمهينة والحديث بسوء عن الآخرين، حيث تعتبر تلك التصرّفات خاطئة للغاية ولا يجوز أبدًا القيام بها.
• كن حذرًا عند التعامل مع المعلومات السريّة الخاصة بالمؤسسة.
• استخدم علامات التعجّب باعتدال حتى تكون مهنيا في مراسلاتك الإلكترونية، حيث أن كثرتها تعطي الانطباع السيئ لمنشئها.
• احرص على أن تكون رسالتك المرسلة مريحة للقارئ، ولا تنسى أن تذكر الهدف من ارسالها، في بداية الرسالة استخدم النقاط في نهاية كل فقرة لتنظيم أفكارك.

وعلى الخير نلتقي، وبالمحبة نرتقي..