عـصام بن محمـود الرئيـسي

مدرب ومحاضر في البروتوكول والإتيكيت المؤسسي

بُروتوكول السلوك أثناءَ حضورِ المناسباتِ الرسميَّة..

يُعتبرُ الإعداد للاجتماعات والحفلات، والمناسبات الرسميّة بشكل عام من الجوانب الهامة التي تضعها المؤسسات سواء في القطاع الحكومي أو الخاص على رأس أولوياتها في الجانب التنظيميّ، ليتم تنفيذها بشكل صحيح وتليق بحجم المناسبة، ويقوم على الإشراف عليها موظفونَ مختصونَ في الجانب المراسميّ، وعلى دراية تامة بأعمالهم ويبذلون جهودا كبيرة في حسن التخطيط لها والتنظيم والاستقبال ، لتنعكس في نهاية حصيلتها على نجاح المناسبة الرسمية أيًّا كان نوعها، وسمعة المؤسسة وهيبتها، ولكي يكتمل نجاح تنظيم المناسبة ، فهناك جوانبُ مهمةٌ يجب على المدعوِّ مراعاتها عند حضوره تلك المناسبات وكما يلي :

– عندما تتلقى دعوة لحضور مناسبة معينة، فهذا يعني أنك مرغوب بك لحضور تلك المناسبة ؛ لهذا لا تتأخر في الرد على الدعوة سواء بتأكيد الحضور أو الاعتذار إذا كان هناك عذرٌ مقبول يمنعك من ذلك.

– تعرف على ما هو مذكور من تعليمات في بطاقة الدعوة جيدا قبل تلبيتك لها.

– احمل معك بطاقة الدعوة وقدمها في حالة طلبها من قِبَلِ لجنة المراسم ، بالإضافة إلى بطاقتك الشخصية.

– يجب الوصول إلى المناسبة قبل الموعد المحدد بقليل، وحسب ما ذكر في بطاقة الدعوة.

– مراعاة ارتداء الزيّ الرسميّ المخصّص لتلك المناسبة.

– التقيّد بخطة الجلوس المرسومة من قِبَلِ المعنيين وبدون تذمر ، حيث وضعت تلك الخطة حسب الأسبقية الرسمية ؛ لهذا يجب احترامها ، حيث سيتم إرشادك إلى مكان جلوسك من قِبَلِ المنظمين.

– وُضِعَت لجنة استقبال الحفل في خدمتك ؛ لهذا يجب تقديرهم واحترامهم والاستماع جيدا لما يوجهون به.

– لا يمكن تحريك الكراسي والطاولات من أماكنها.

– لا يمكن نزع ملصقات خطة الجلوس المثبتة على الكراسي بأي حال من الأحوال.

– لا يمكن حمل الهاتف النقال في المناسبات الرسمية ، أو يمكنك وضعه في وضعية الصامت.

– عدم التحدث بصوت عالٍ أثناء حوارك مع من يحيطون بك.

– عدم الخروج من المناسبة قبل مغادرة راعي المناسبة.

– عدم اصطحاب أشخاص غير مدعوّين للمناسبة لمنع الحرج.

– عدم اصطحاب الأبناء بدون علم لجنة المنظمين.

– عدم إلقاء الخطب والقصائد الشعرية إلا بعد أخذ الموافقة المسبقة من قبل المنظمين.

– لا يجوز دخول الحفل بعد بَدْئه ويُفضَّل الجلوس في الخلف في أي مكان شاغر ، وبدون أن يشعر به الآخرون ، إذا اضطر المدعو للدخول.

– حافظ على نظافة المكان وتجنب إلقاء المناديل أو الأوراق على الأرض.

– عدم الدخول في الأحاديث الشائكة والتي يكثر بها الحوار والتي تسفر عن حدوث الخلافات.

– تناول الطعام بشكل راقٍ ولا تتناولِ الطعام بكميات كبيرة ، وإذا أردت أن تطلب شيئا ما فاطلبه بهدوء.

– صافح الآخرين بشكل سريع حتى لا تسبب الازدحام داخل قاعة المناسبة.

– لا تسرف في وضع العطور ؛ حيث إنها قد تؤذي البعض ممن لديهم حساسية ، وقد يحرجون من إبلاغك بذلك.

– تجنب الوقوف على قارعة الطريق ؛ لأن ذلك يُعيق حركة المارَّة ، وقد يضعك في مواقف محرجة.

– حافظ على مسافة نحو نصف متر إلى متر عند مقابلتك لأشخاص تقابلهم لأول مرة وخاصة من النساء.

– نادِ الحضور بأسمائهم وتجنب إطلاق الألقاب غير المحببة لدى الأشخاص.

– إذا كنت تشير إلى شخص ما ، فلا تشر إليه بإصبعك وإنما براحة يديك ، فهذا أكثر أدبًا.

وعلى الخير نلتقي، وبالمحبة نرتقي..