الكاتب/ أ. عصام بن محمود الرئيسي

مدرب ومحاضر في البروتوكول والإتيكيت الوظيفي

استقبال كبار الضيوف الرسميين في بيئة العمل..

لقد حثّنا ديننا الإسلامي الحنيف على إكرام الضيف وتقديم له من الحفاوة كما ينبغي وقد تم ذكر ذلك في مواضع عديدة في القرآن والسنة، ولقد أكد القرآن الكريم على هذا العمل من خلال عرضه لقصة إبراهيم الخليل عليه السلام، قال الله تعالى: (هَلْ أَتَاكَ حَدِيثُ ضَيْفِ إِبْرَاهِيمَ الْمُكْرَمِينَ، إِذْ دَخَلُوا عَلَيْهِ فَقَالُوا سَلَامًا قَالَ سَلَامٌ قَوْمٌ مُّنكَرُونَ، فَرَاغَ إِلَى أَهْلِهِ فَجَاء بِعِجْلٍ سَمِينٍ، فَقَرَّبَهُ إِلَيْهِمْ قَالَ أَلَا تَأْكُلُونَ” سورة الذاريات24 ـ27.

وحثّنا نبينا الكريم محمد صلى الله عليه وسلم – على إكرام الضيف فقال : “من كان يؤمن بالله واليوم الآخر، فليكرم ضيفه” متفق عليه.

من الجوانب المهمة في الإطار المؤسسي: هو استقبال الضيوف الرسميين بطريقة صحيحة حيث أنها من الأمور الشائكة التي تعاني منها العديد من المؤسسات هو كيفية استقبال ضيوفها الرسميين بطريقة تكفل إدامة العلاقات بين المؤسسات بما يعود بالنفع لغرض الزيارة وتحقيق أهدافها ؛ حيث إن الاستقبال الجيد له أهمية كبيرة باعتباره يعطي انطباعا أوليا ويرسم صورة ذهنية إيجابية لسمعة المؤسسة .. وفي هذا المقال سوف نستعرض بعض الطرق المثلى في مرافقة واستقبال الضيف في بيئة العمل والزائر الرسمي للمؤسسة بشكل عام.

العلاقات العامة والمراسم :

 إن الجهة المعنية في تنظيم الاستقبال، هم عناصر العلاقات العامة، والمراسم في المؤسسة، ولا يمكن أن يتدخل أحد في ذلك باعتبار هذا الدور من صميم أعمالهم ويجب أن يكونوا ذوا كفاءة ونالوا قسطا كافيا من التدريب في كيفية استقبال الضيوف، وتوديعهم، والنقاط التالية ستساعد – بدون شك – على استقبال الضيوف الرسميين بطريقة صحيحة:

• يستقبل الضيف الرسمي للمؤسسة بابتسامة وبعبارات الترحاب، والبهجة بلقائه، وإبداء السعادة بالزيارة.

• يجب أن يستقبل الضيف سواء كان منفردا أو من خلال مجموعة (وفد)عند مدخل المؤسسة، والتأكد من الموقف الآمن للسيارة المقلة للضيف ومن ثم اصطحاب الضيف إلى مكانه المحدد.

• يفضل توفير عنصر نسائي في الاستقبال في حالة وجود عنصر نسائي من قبل الوفد الزائر.

• عند المسير مع الضيف يجب أن يكون الضيف على يمين المضيف أو مرافق الضيف وكذلك أثناء الجلوس.

• يجب التأكد من أن المسار الذي يمشي عليه الضيف واضحا، وسالكا وأن يبلغ من في المؤسسة بأن هناك ضيفا قادما إلى المؤسسة ليأخذوا حذرهم من أي سلوك قد يظهر من قبل البعض قد يسئ الى سمعة المؤسسة وهيبتها.

• اذا كان الضيف سيتم مرافقته عن طريق المصعد فيجب أن يكون المصعد جاهزا وغير مشغول وعلى عنصر العلاقات العامة التأكد من ذلك.

• لا تترك الفرصة للضيف أن يفتح الباب بنفسه وإنما يجب التأكد من ان هناك أشخاصا وضعوا لهذا الغرض.

• يجب اختيار الأفراد المناسبين والقادرين بتقديم الضيافة بطريقة صحيحة وان يكونوا على قدر كبير من حسن التنظيم والضيافة.

• يجب أن تكون حفاوة استقبال الضيف هي نفس طريقة توديعه، أي يجب أن يودع الضيف بمثل ما أستقبل به من حفاوة.

وعلى الخير نلتقي، وبالمحبة نرتقي..